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Mejorar la competitividad, ganar eficiencia y generar más valor son objetivos a los que aspiran muchas empresas. En la actualidad, la forma de alcanzarlos es mediante la automatización de procesos, que implica la aplicación de tecnología y, en muchos casos, la digitalización de una organización.
A continuación, veremos en qué consisten estos cambios, cuáles son sus ventajas y también comentaremos algunas opciones disponibles para llevarlos adelante.
¿Qué es y para qué sirve la automatización de procesos?
A pesar de que, desde hace tiempo, existen medios disponibles para que las empresas mejoren sus procesos y flujos de trabajo, todavía hay muchas compañías que funcionan en modo manual, como en el pasado. Según un estudio encargado por la firma Ensuite, perteneciente a Oracle, en 2020 el 69 % de las empresas todavía no habían iniciado un proceso de transformación digital e incorporación de tecnología.
Es probable que ese número se haya achicado en los últimos años, aunque resulta evidente que todavía hay muchas organizaciones que, por distintos motivos, no han dado el salto. Sustituir actividades manuales con otras automatizadas e implementar software y distintos sistemas para sostener estos cambios permite lograr una reducción de costos, tiempos de trabajo y desperdicios.
Si bien se trata de procesos que requieren de una inversión inicial cuyo importe depende de los cambios que se busquen implementar, a largo plazo el resultado es la reducción de costos.
¿De qué manera es posible automatizar un proceso empresarial o comercial?
Actualmente, existen distintas herramientas que las compañías pueden implementar para mejorar sus flujos de trabajo en pos de la mejora continua de sus operaciones. Las vemos a continuación.
1- Software BPM (Business Process Management)
Estos programas mapean, automatizan, ejecutan y monitorean distintos procesos. Por lo general, se utilizan en la nube. A través de sistemas de notación, un BPM crea flujos de trabajo que sean comprensibles para todos los colaboradores involucrados. A su vez, permiten llevar un control puntilloso del cambio y generan alertas cuando algún proceso se estanca.
2- Servicios TI
Los servicios TI permiten acceder a la información de los procesos para lograr objetivos comerciales o proporcionar más valor. Esto incluye la implementación y el soporte de distintas aplicaciones empresariales que funcionan en la nube. En NOUS somos expertos en el diseño y la optimización de infraestructura para originar soluciones TI que han permitido que múltiples empresas puedan continuar con sus operaciones internas evitando cualquier tipo de detención.
3- RPA (Robotic Process Automation)
Se trata de la automatización mediante el uso de robots. La tecnología RPA se basa en inteligencia artificial y es fácil de usar. En muchos casos, es fundamental para acelerar tareas digitales y lograr un mayor volumen de trabajo diario.
El software RPA crea robots que aprenden e imitan distintas actividades basadas en reglas para luego llevarlas adelante de forma automática, las 24 horas del día. Este recurso tiende a reducir los errores a cero y permite estipular los trabajos en una mayor velocidad a un costo menor. Por otra parte, significa una mejoría en la experiencia de los clientes.
El RPA es aplicable en sectores tan diversos como el de los seguros, las finanzas, la salud o la industria. También es posible implementarlo en la administración pública.
Ventajas de la automatización de procesos en las empresas
Introducir este tipo de herramientas en el funcionamiento diario de una empresa permite lograr resultados que apuntan al crecimiento. Enseguida vemos cuáles son todos los beneficios que consiguen las compañías que adoptan estos cambios:
- Menos costos. La automatización conlleva la identificación de gastos innecesarios que luego es posible eliminar. Además, produce ahorros en mano de obra y tiempos de trabajo.
- Más agilidad. Los procesos se aceleran, acortando los ciclos de producción y eliminando las repeticiones innecesarias.
- Integración de distintas áreas. Con más tecnología, software y recursos, las distintas áreas de una empresa, como por ejemplo recursos humanos, marketing, contabilidad o gestión de proveedores, funcionan de manera integrada trabajando en la misma plataforma en simultáneo.
- Estandarización. La automatización que se implementa siguiendo pautas predeterminadas genera una mayor calidad en las entregas y las prestaciones, que siempre siguen las mismas reglas.
- Más control sobre los recursos humanos. La automatización permite establecer indicadores de desempeño para medir el cumplimiento de las tareas. De esta manera, es posible generar informes sobre los objetivos y resultados de cada área y de cada trabajador. Con estos insumos, es más simple diseñar una reestructuración y tomar otras decisiones de gestión.
- Más interacción y accesibilidad para todos los actores. Con sistemas automáticos, es posible conectar distintos medios como los dispositivos móviles de los empleados, el portal de la empresa y el correo electrónico corporativo. Además, todos los actores involucrados, sean gerentes o trabajadores, pueden conocer el avance de las tareas en tiempo real.
Por estos motivos creemos que la automatización de procesos es un valor fundamental en las empresas actuales, y un recurso indispensable para ganar competitividad, mejorar en materia de eficiencia y, por lo tanto, lograr una mejoría en la rentabilidad.
